Réaliser une présentation attractive

Réaliser une présentation attractive

[8]

Dans le cadre de la Formation des conférenciers [9], cette page vous propose un guide pour la mise au point d'une conférence à l'aide d'une présentation de type diaporama [10].

Le but de cette présentation est de vous aider à faire passer votre message (ici les logiciels libres) aux spectateurs, qu'ils soient des collègues, des élèves, des amis ou de parfait inconnus.

Pour cela, il faut que votre présentation soit attractive et donne envie de vous écouter. Une présentation mal préparée peut nuire a votre message.

Voici le diaporama utilisé lors des ateliers pour faire cette présentation : FdC_Faire_une_presentation_2010-11-07.odp [8] sous licence CC By Sa et Art Libre

Choix du logiciel

De nombreux logiciels libres peuvent être utilisés pour créer une présentation. Nous vous conseillons d'utiliser un logiciel dont vous avez l'habitude pour ne pas perdre de temps à l'utilisation. Si vous ne savez pas lequel choisir, vous pouvez tester le logiciel libre LibreOffice Impress [11] qui fait partie de la suite bureautique fr.libreoffice.org [12] (lune version proche existe dans la suite OpenOffice.org). Il est assez simple d'utilisation. Un tutoriel est disponible ici : 01impress_ht_debuter.pdf [13] au format PDF. Les exemples ci-dessous sont réalisé avec Impress.

Étapes

Préparez votre conférence

Comme le dit la citation ci-dessus, il faut que vous soyez a l'aise avec ce que vous allez présenter. La préparation de votre conférence est l'occasion de vérifier que vous maîtrisez bien votre sujet.

Si vous ressentez du trac a l'idée de parler en public, sachez que vous pouvez diminuer cette inquiétude en écrivant vos peurs comme le précise une étude publiée récemment dans la revue "Science" : Ecrire calme la peur de l’examen [14]

Le proverbe dit : Une image vaut mille mots ce qui signifie qu'il vaut mieux essayer de résumer chaque point avec une image et si besoin un texte très court.

Affichez une image ou un diagramme et donnez les explications par oral plutôt que d'afficher tout à l'écran car sinon les spectateurs lisent ce qui est a l'écran et n'écoutent plus ce que vous dites.

Si possible utilisez des images qui représentent des émotions plutôt que des faits. Par exemple pour présenter un logiciel libre, montrez plutôt son logo ou sa mascotte qu'une copie d'écran.

Chaque diapositive ne doit concerner qu'un seul point de votre discourt. Évitez les diapositives avec de longues suites de points.

Voyez ci-dessous quelques sites pour trouver des images pour vos conférences.

Rédigez les principaux points de votre conférence par écrit pour être sûr de bien avoir tous les principaux points de votre discours présents et de ne rien oublier d'essentiel.

Adaptez votre conférence selon le public prévu. Il est parfois difficile de savoir a l'avance quel sera le public. Essayer autant que possible de vous renseigner à l'avance auprès de l'organisateur de l'évènement si ce n'est pas vous qui organisez. Selon que vous avez affaire a du grand public ou bien a un public plus ciblé, vous pouvez passer plus vite sur certains points.

Si vous ne savez pas a l'avance quel est votre public, n'hésitez pas a poser des questions avant le début de la conférence aux spectateurs pour savoir s'ils connaissent déjà l'informatique, les logiciels libres, etc. Cela vous permettra aussi de chassez le trac.

Ajoutez un peu d'humour. Il est toujours bon de mettre les spectateurs de votre côté avec de l'humour. Mais c'est une arme a double tranchant car vous pouvez vite en faire trop. Vous pouvez vous moquer gentiment de vous-même en racontant une anecdote où vous n'étiez pas a votre avantage. Par exemple la première fois que vous avez essayé d'installer seul une distribution de logiciels libres :-)

Terminez votre conférence par une page qui précise la licence de cette présentation et l'origine des images qu'il contient. Exemple :

Une fois votre présentation bien au point, chronométrez votre conférence en la donnant comme si vous étiez devant un public. Cela vous permettra de vérifier que vous ne dépassez pas de la durée prévue.

Préparez une version papier de votre conférence avec tous les détails que vous n'avez pas pu mettre sur les diapositives. Vous pourrez la distribuer a la fin de la conférence ou bien indiquer que l'on peut la trouver en ligne sur Internet.

Avant votre conférence

La conférence étant prévue a une date et une heure précise, vous avez intérêt à arriver bien en avance. Rien de pire qu'un conférencier qui arrive en retard ou pas du tout :-)

Arriver en avance va vous permettre de rencontrer les organisateurs (si vous ne les connaissez pas déjà), de vérifier l'installation de la salle où va se dérouler la conférence, de vérifier les connections, le projecteur, le micro et autres problèmes techniques de manière a tester que tout fonctionne bien. Vous diminuerez ainsi votre trac.

Comme dit plus haut n'hésitez pas a parler avec le public déjà présent.

Donnez votre conférence

Avant le début de la conférence, demandez au public de bien vouloir fermer leurs portables ou les passer en mode silencieux, surtout en cas d'enregistrement de la conférence.

Commencez par vous présenter en quelque mots. Expliquez pourquoi vous êtes légitime pour parler de ce sujet. Exemple : "j'utilise des logiciels libres depuis plusieurs années".

Éviter de lire vos diapos, ce qui donne l'impression que vous ne savez pas de quoi vous parlez. Les gens dans la salle sont venu pour vous écouter vous. Pas pour avoir une liste de données. Sinon autant leur envoyer un fichier :-)

Parlez lentement et articulez bien. Regardez le public dans les yeux, en changeant régulièrement de personnes. Regardez plutôt vers le fond de la salle ou le haut de l'amphithéâtre pour vous obliger a relever la tête et a adopter une posture bien droite. Si vous regardez le sol et parlez dans votre barbe, vous donnez le sentiment que vous ne croyez pas a ce que vous racontez.

Vérifiez l'heure régulièrement pour ne pas déborder du temps imparti.

Questions / Réponses

Après la fin de la présentation, proposez au public de vous poser quelques questions.

Parfois le public hésite a prendre la parole. N'hésitez pas a relancer voir inverser les rôles et a poser vous-même des questions au public sur ce qu'il a pensé de votre présentation.

Il est fréquent de se voir poser des questions pièges, par exemple des questions qui sont des critiques déguisées de vos affirmations ou qui sont hors sujet. N'hésites pas a affirmez vos positions. Par exemple : vous maintenez que les logiciels libres sont meilleurs car ils sont libres même si un logiciel libre spécifique peut s'avérer moins performant qu'un logiciel non libre. Refusez le débat stérile : si une personne insiste sur une question piège, répondez qu'il a le droit de ne pas être d'accord avec vous et passer a une autre question. Idem pour une question hors sujet.

Si l'on vous pose une question à laquelle vous ne savez pas répondre mais qui vous semble légitime, proposez à cette personne de lui répondre par courriel. Ne pas hésitez a reconnaitre que l'on ne sait pas tout sur un sujet aussi vaste que le logiciel libre. Proposez de poser la question à d'autres personnes plus compétentes dans ce domaine précis.

Poursuivre la discussion

Une fois la conférence terminée, proposez a ceux qui le souhaitent la version papier de votre conférence. Ayez aussi des cartes de visite a distribuer.

Invitez les participants à poursuivre la discussion dans un lieu convivial, autour d'un café par exemple. Cela permet de rencontrer votre public, de vérifier si votre conférence les a intéressé, de prendre des contacts, etc.

Exemple de diaporama

Voici un exemple de diaporama simplifié sur les 4 libertés :

• Le fichier de présentation : ConferenceLogicielsLibres-20100530.odp [15]
• Le texte d'accompagnement : ConferenceLogicielsLibres-20100530.odt [16]

Recherche d’images libres

Une image vaut mille mots dit le proverbe. Ceci est confirmé par les études sur l'assimilation des informations comme dans cet article de Science et Vie :

[17]
(cliquez sur l'image pour l'agrandir)

Il vaut mieux afficher une image ou un diagramme et donner les explications par oral plutôt que d'afficher tout à l'écran.

Il existe plusieurs sites proposant des images sous licence libre :

Wikimedia Commons

Faire une recherche sur Wikimedia Commons [18] qui est un site d'oeuvres multimédias pour l’encyclopédie Wikipédia. Pensez à vérifier la licence. Certains logos par exemple sont soumis à copyright.

Openclipart

Pour les dessins et logos, le site Openclipart [19] propose des dessins dans le domaine public. Le site étant en anglais on devra faire sa recherche sur le mot clé en anglais. Au besoin on peut traduire le mot-clé recherché avec BabelFish [20] ou bien Google Traduction [21]

Flickr

Pour les photos on cherchera sur Flickr [22].

Attention au fait que les photos sur ce site ne sont pas forcement libres. Dans la recherche avancée [23], il faut cocher les 3 cases :

• « Limiter la recherche au contenu sous licence Creative Commons »
• « Rechercher du contenu à utilisation commerciale »
• « Rechercher du contenu à modifier, adapter ou développer »

ce qui permet d'obtenir des photos sous la licence Creative Commons by sa [24]. Les autres licences Creative Commons ne sont pas compatible avec la notion de copyleft.

Ce lien direct vers la page de recherche [25] permet de rechercher directement des photos sous licence CC BY ou BY-SA

Astuces

• Évitez les images aux couleurs trop foncées qui seront peu visibles si la pièce n'est pas assez sombre
• Vérifiez l'orthographe de votre présentation
• Parlez de votre expérience personnelle
• Vérifiez l'heure régulièrement pour ne pas déborder du temps imparti
• Une télécommande comme celles ci-dessous peut vous aider à gérer votre présentation à distance.

Télécommande

[26] [27]

Des télécommandes permettent de faire défiler les pages d'une présentation à distance, sans avoir a rester à côté de l'ordinateur, donnant une plus grande souplesse de déplacement. Certaines de ces télécommandes présentent un décompteur pour vérifier le temps qu'il vous reste.

Modèles testés sous Gnu/Linux :

• Samsung Slim Mouse Duplus
• Genius Présentateur Media Pointer
• Logitech R400
• Logitech R800 (timer, vibreur, laser vert)

Notes

Notes de Frédéric Couchet

• Sur la partie "Une image vaut mille mots". Faire des présentations qu'avec des images peut-être difficile au début. Cela suppose de bien maitriser sa présentation, et donc l'importance de bien la répétez. En effet, les diaporama avec listes à puces permettent de "sécuriser" le conférencier qui se sert des listes comme soutien. Une présentation avec images devrait dans l'absolu s'accompagner d'une version avec les notes explicatives pour chaque slide que les personnes pourraient récupérer ensuite.

• Un point important concerne le fait que chaque personne perçoit la réalité selon un canal sensoriel privilégié : visuel (la vue), auditif (l'ouïe) ou kinesthésique (le toucher, sensations internes...). Et donc, en communication avec quelqu'un il vaut mieux utiliser les "mots" qui correspondent le mieux avec la phase dominante de notre interlocuteur. Pour des exemples voir http://www.oserchanger.com/a_articles/VAK.php [28]. La difficulté en conférence est que chaque personne du public a sa propre dominante. Il ne faut donc pas hésiter à utiliser des "mots" différents pour présenter un même concept.

• Je suggérerai de proposer un exercice aux personnes. Pour quelqu'un qui n'a jamais fait de présentation le mieux est de commencer à s'entrainer en faisant une présentation sur un sujet que la personne maitrise pour se concentrer sur la forme. Elle peut faire la présentation devant sa famille ou ses amis.

• Une présentation c'est une histoire qu'on raconte au public : il y a un début, un milieu, une fin et un sorte de "morale" ou des objectifs. Il faut penser sa présentation dans ce sens et dès le départ indiquer au public le fil rouge de la présentation (sorte de mini plan). Lorsqu'on prépare une présentation il faut savoir quel est notre objectif initial : informer, convaincre, appeler à l'action...

• Il faut se renseigner auprès des organisateurs du type de public attendu pour bien préparer sa présentation. Le jour J ne pas hésiter à poser quelques questions au début pour savoir à quel type de public on a affaire (par exemple par des questions avec des réponses de type oui/non, les gens levant le bras).

• En cours de présentation il ne faut pas hésiter à demander au public si tout est clair jusqu'à présent. En regardant bien le public on peut voir si des personnes sont larguées. Il est important de ne pas les laisser sur la route.

• "Arrivez en avance" -> effectivement pour vérifier que le matos est ok. Prévoir de mettre sa présentation sur clé usb voir internet en plus de son laptop (en cas de souci avec le vidéo-projecteur). S'il y a des conférences juste avant ça peut être utile d'être présent pour sentir le public, écouter les questions éventuelles, voir éviter les redites avec l'intervenant précédent. Il est important aussi de bien prendre possession de la salle, du public avant de commencer. Cela permet d'éviter le syndrome assez fréquent qui consiste à ne plus voir le public une fois la présentation commencée.

• Le public est le plus important. Il faut rester connecté aux auditeurs. Regarder les personnes, pas tout le temps les mêmes. Il faut échanger avec lui.

• Évitez au maximum les acronymes ou les expliciter. Ne pas surestimer la connaissance du public. Tout le monde ne sait pas ce qu'est l'interopérabilité par exemple ou les DRM. Lorsqu'on va citer un contexte ne pas hésiter à demander si les gens savent ce que c'est ou le résumer en une phrase.

• "Parlez lentement Et articulez" -> certes, mais les changements de rythme peuvent être utile aussi. Il faut mettre de la passion dans la présentation. Il faut jouer avec le rythme, la tonalité pour mettre l'emphase sur certains points.

• "Question piège" -> personne ne sait tout, c'est normal. Proposer de répondre par courriel plus tard avoir s'être renseigné.

• Ne pas rester tout le temps au même endroit. Bouger, ça détend. Utiliser l'espace peut permettre aussi de mettre l'accent sur certains points important, par exemple en se rapprochant du public.

• Il me semble qu'un bon livre à conseiller est "Comment parler en public" de Dale Carnegie.

Notes de François Boulogne

Préparation

• Faire un diaporama.
• Utiliser peu de mots et préférer des illustrations (l'auditeur n'est pas un lecteur).
• Prévoir 8h de préparation pour 1h de conférence en connaissant déjà son sujet.
• Répéter au moins une fois (cohérence, temps de parole, fluidité...). On peut parler plus vite avec le stress.
• Prévoir un temps de parole et un temps de question.
• Avoir des cartes de visite peut être un plus.
• Petits dépliants à distribuer/mettre à disposition.

Forme de la présentation

• Soigner la position corporelle (être bien droit...), la gestuelle...
• Une tenu foncée (noir) permet de faire ressortir visage et mains (cf les humoriste en one man show)
• Faire un transparent de présentation (Nom, courriel, logo April, titre, date...)
• Se présenter (Prénom, nom et fonction : membre de l'April, ...)
• Dire que les questions seront à poser à la fin (utile pour le grand public connaissant moins le style conférence)
• Lâcher un sourire, une petite blague peut être positif
• Arriver à l'avance (repère dans la salle, matériel, prendre contact avec quelques auditeurs)
• Utiliser une télécommande-Laser

Fond de la présentation

• Utiliser des métaphores (et être conscient de leurs limites)
• Utiliser des exemples pratiques
• Donner son expérience personnelle (humanisation du discours)
• Une conférence = une idée clef

A ne pas faire

• Ne pas répondre aux questions dont on ne connaît pas la réponse. Inviter à une réponse par courriel.
• Ne parler que de ce que l'on connaît
• Parler clairement, pas trop vite. L'idéal est de moduler le niveau de voix (alternance explications à voix lente et arguments plus pếchus)
• Voir aussi les mots à éviter

Clôturer la présentation

• Redonner son courriel, liens utiles...
• Terminer par un : "Merci de votre écoute /de votre attention" (Evite un flottement gênant).
• Inviter à poser les questions.
• Après la conférence, prendre son temps pour partir. Certains auditeurs peuvent vouloir vous parler plus en privé.

Entrainement

Pour ceux qui le souhaite, une présentation d'une page est disponible ici pour vous permettre de vous entrainer à la présentation des 4 libertés du logiciel libre :

• La version PDF : http://wiki.april.org/images/4/4d/ConferenceLogicielsLibres.pdf [29]
• La version ODP : http://www.april.org/files/ConferenceLogicielsLibres.odp [30]

Liens

Comment bien faire une présentation :

• Les trucs de Guy Kawasaki pour bien parler en public [31]
• Les 20 astuces de Steve Jobs pour réussir ses présentations [32]
• Quelques notes d'un atelier (workshop) intitulé « Comment présenter son travail en 10 min » (en anglais) : Soft skills training [33]
• Les points a éviter dans une présentation (en anglais) : Really Bad Powerpoint [34]
• Comment faire une bonne présentation (en anglais) : Giving Great Presentations – speaker notes [35]
• Présentation Zen par Garr Reynolds [36] pour des présentations plus simples, claires et percutantes

Exemples de conférences :

• Site où des femmes peuvent se proposer pour des conférences : http://www.geekspeakr.com/ [37]
• Site de partage de présentations : http://www.slideshare.net/ [38]